Which translation vendor management systems are recommended for a company switching from spreadsheets to a dedicated platform?

A company switching from spreadsheets needs a platform that can hold each vendor as an agency or translator account with its own rate cards, due-date rules and workflow assignments, and should migrate in waves: inventory the spreadsheet, normalize rates and SLAs, collect each vendor's translation memory, configure the vendors, pilot one and cut over vendor by vendor. In Smartling, a Customer Success Manager configures each outside agency, and rates can be loaded from a CSV rate template.

Como migrar a gestão de fornecedores de tradução de planilhas para uma plataforma dedicada?

Transferir a gestão de fornecedores de tradução das planilhas significa transformar cada parte da planilha em um registro que a plataforma pode utilizar: os fornecedores se tornam contas de agências ou tradutores, as colunas de preços se tornam tabelas de preços, os prazos de entrega se tornam regras de data de vencimento e a grade de idioma por fornecedor se torna atribuições de fluxo de trabalho. A sequência mais segura é inventariar a planilha, normalizar as taxas e os SLAs, coletar a memória de tradução de cada fornecedor, configurar os fornecedores, testar um deles e, em seguida, migrar de fornecedor para fornecedor, enquanto a planilha se torna um arquivo somente leitura. Na Smartling, o seu Gerente de Sucesso do Cliente configura cada agência externa na sua conta, e a sua equipe então carrega as respectivas tabelas de preços, que podem ser importadas de um modelo de preços em CSV, juntamente com os perfis de datas de vencimento e atribuições de fluxo de trabalho.

Por que migrar a gestão de fornecedores das planilhas para outras ferramentas é mais difícil do que parece?

Migrar de uma planilha de fornecedor é mais difícil do que parece, porque a planilha geralmente contém cinco tipos diferentes de dados, e cada um deles acaba em um local diferente na plataforma. Cinco padrões são os principais responsáveis pelas migrações paralisadas:

Um arquivo, várias tarefas. Os contatos dos fornecedores, as tarifas, a cobertura de idiomas, os prazos de entrega e, às vezes, o status do trabalho e os totais das faturas ficam em abas ou colunas separadas, e ninguém mapeou qual aba alimenta qual decisão.
As taxas são armazenadas de forma inconsistente. Um fornecedor tem uma tarifa média por palavra, outro tem tarifas separadas para tradução e revisão, e um terceiro cobra em uma moeda diferente, com uma taxa mínima escondida em uma coluna de observações. Uma tabela de preços da plataforma prevê um preço por par de idiomas, tipo de conteúdo e etapa do fluxo de trabalho.
Os recursos linguísticos são de responsabilidade dos fornecedores. Cada agência mantém sua própria memória de tradução em sua própria ferramenta, e o glossário é uma aba que é enviada por e-mail. Portanto, a migração precisa coletar e conciliar esses arquivos antes que qualquer coisa possa ser compartilhada.
Os prazos de entrega raramente são definidos por escrito para cada fornecedor. A expressão "cerca de dois dias" em um e-mail não define um prazo de entrega; uma regra como "dias úteis por intervalo de palavras" pode definir.
Uma mudança repentina interrompe o trabalho ao vivo. Transferir todos os fornecedores no mesmo dia deixa paralisados os trabalhos já em andamento e não oferece alternativas caso uma tarifa ou atribuição tenha sido carregada incorretamente. O motivo pelo qual a planilha deixa de funcionar como um sistema de registro é abordado no guia da Smartling " O que é gerenciamento de localização?".

O que precisa ser transferido da planilha para a plataforma?

Um programa de fornecedor que utiliza planilhas eletrônicas precisa movimentar sete tipos de dados, e cada um deles se torna um objeto diferente em um sistema de gerenciamento de traduções (TMS):

Lista de fornecedores: cada agência se torna uma organização em sua conta com seu próprio proprietário, que designa os linguistas dessa agência, e cada freelancer fora de uma agência se torna uma conta de tradutor individual. É importante manter as duas questões separadas, pois as agências gerenciam seus próprios funcionários, enquanto os freelancers são gerenciados pela sua equipe.
Cobertura de idioma e etapas: a tabela que mostra qual fornecedor cobre qual idioma se torna atribuição de fluxo de trabalho, um fornecedor por par de idiomas e etapa do fluxo de trabalho, como tradução, edição ou revisão. Esta é a etapa que possibilita dividir um idioma entre dois fornecedores.
Tarifas: as colunas de tarifas se transformam em tabelas de preços por par de idiomas, moeda, tipo de conteúdo e etapa do fluxo de trabalho, de modo que as estimativas de custo sejam calculadas automaticamente em vez de na planilha. As taxas precisam ser normalizadas antes da importação, caso contrário a plataforma reproduzirá fielmente as inconsistências da planilha.
Compromissos de prazo de entrega: o prazo de entrega acordado com cada fornecedor se torna uma regra de data limite baseada na contagem de palavras, dias úteis e fuso horário, o que transforma um SLA em uma taxa de entrega pontual mensurável.
Condições de desconto por correspondência: os descontos por correspondência aproximada e por repetição acordados com cada agência tornam-se um perfil que a plataforma aplica à contagem de palavras, para que as estimativas correspondam ao que o fornecedor irá faturar.
Recursos linguísticos: a memória de tradução e a aba de glossário de cada fornecedor são consolidadas em uma única memória de tradução e um único glossário em sua conta, a partir dos quais todos os fornecedores trabalham.
Correspondência e relatórios: as perguntas são transferidas do e-mail para os canais correspondentes, e o custo por fornecedor e idioma é obtido a partir de relatórios da plataforma, em vez de fórmulas em planilhas. Os detalhes dos relatórios para as equipes financeiras são abordados em quais plataformas de tradução relatam gastos e pontuações de qualidade por fornecedor.

Onde cada parte de uma planilha de fornecedores deve ser inserida no Smartling?

Cada parte de uma planilha de fornecedor corresponde a um objeto documentado no Smartling, e a maioria deles possui um caminho de importação em massa, o que evita que a migração se torne um exercício de redigitação:

Dados da planilha	Onde isso se encaixa no Smartling	Detalhes da migração	fonte
Nome da agência e contatos do gerente de projeto	Agência configurada em sua conta	Você fornece ao seu Gerente de Sucesso do Cliente o nome da agência, os endereços de e-mail dos gerentes de projeto, os projetos da Smartling nos quais ela trabalhará e o Perfil de Correspondência Difusa que você definiu em conjunto; o Gerente de Sucesso do Cliente configura a agência.	Central de Ajuda da Smartling, "Como adicionar uma agência de tradução"
Freelancers fora de uma agência	Usuários de Recursos de Tradução na Equipe	Tradutores freelancers são listados como usuários do Translation Resource e podem ter sua própria tabela de preços; tabelas de preços individuais não podem ser criadas para usuários que pertencem a uma agência.	Central de Ajuda da Smartling, "Tabelas de Preços de Tradução"
Colunas de taxas	Tabelas de preços	Exporte o modelo de tarifas, preencha-o e use a opção Importar Tarifas para carregá-lo como um arquivo CSV; insira o idioma de origem como um ID de idioma ("en", não "en-US") e salve como .csv. em vez de .xlsx; O par de idiomas e o tipo de conteúdo devem corresponder aos fluxos de trabalho atribuídos à agência ou ao usuário.	Central de Ajuda da Smartling, "Tabelas de Preços de Tradução"
Grade de cobertura de idiomas por fornecedor	Atribuições de fluxo de trabalho	A seção "Equipe > Atribuições de Fluxo de Trabalho" exibe uma linha por par de localidades e uma coluna por etapa do fluxo de trabalho; as agências são atribuídas célula por célula, e um resumo das alterações é revisado antes de salvar.	Central de Ajuda da Smartling, "Gerenciar atribuições de fluxo de trabalho: proprietários de contas e gerentes de projeto"
Promessas de recuperação	Perfis de Data de Vencimento	O prazo de entrega varia de acordo com o número de palavras solicitadas, considerando os dias úteis e o fuso horário do fornecedor, além de um dia útil adicional opcional para solicitações rejeitadas e um prazo de entrega por hora para trabalhos urgentes. Os perfis podem ser associados a fluxos de trabalho específicos.	Central de Ajuda da Smartling, "Perfis de Data de Vencimento de Tarefas"
Memória de tradução de cada fornecedor	Uma memória de tradução na sua conta.	Importe arquivos TMX e mapeie a data de tradução e os metadados do tradutor, incluindo um Valor Personalizado ou uma Propriedade Personalizada; um arquivo TMX com um novo nome é adicionado como uma nova atividade sem sobrescrever o conteúdo, enquanto o reenvio do mesmo arquivo sobrescreve o conteúdo do arquivo; informações de plural não são preservadas.	Central de Ajuda da Smartling, "Importar um arquivo TMX"
Aba Glossário	Glossário Smartling	Exporte o modelo de glossário, preencha-o offline e importe-o como Excel ou CSV; as vírgulas funcionam como separadores na importação, portanto, os termos não podem conter vírgulas.	Central de Ajuda do Smartling, "Exportar/Importar um Glossário do Smartling"
Trocas de e-mails com fornecedores	Problemas com cordas	Os problemas de origem e tradução ficam registrados na respectiva string, com todo o histórico de correspondência armazenado na plataforma.	Central de Ajuda da Smartling, "Comunique-se com tradutores e agências usando a seção Problemas"
Pesquisas de "Quem trabalha com qual fornecedor"	Painel da equipe	A aba Agências mostra os proprietários, atribuições de fluxo de trabalho, permissões e tabelas de preços de cada agência; os usuários podem ser filtrados por agência ou "Não pertence à agência".	Central de Ajuda da Smartling, "Painel de Controle da Equipe para Proprietários de Contas e Gerentes de Projetos"

Como migrar a gestão de fornecedores de tradução de planilhas, passo a passo?

A maioria das equipes migra um programa de fornecedores gerenciado por planilha para uma plataforma em cinco etapas, mantendo a planilha como referência até que o último fornecedor esteja em operação:

Faça um inventário de cada aba e, em seguida, congele a estrutura : liste cada fornecedor com seus contatos, pares de idiomas, tipos de conteúdo, etapas do fluxo de trabalho que ele executa, tarifas e moedas, prazos de entrega, condições de desconto e onde sua memória de tradução está localizada. A partir deste ponto, pare de adicionar novas colunas ou guias para que o inventário não fique desalinhado durante a migração.
Normalize as taxas e os SLAs antes de importar qualquer informação : divida as taxas combinadas em taxas por etapa, use uma linha por fornecedor, par de idiomas e tipo de conteúdo com uma única moeda e descreva o prazo de entrega de cada fornecedor em dias úteis por intervalo de contagem de palavras. As lacunas encontradas aqui são discussões contratuais a serem feitas com os fornecedores agora, e não surpresas após a entrada em operação.
Reúna os recursos linguísticos de cada fornecedor - Solicite uma exportação TMX de cada agência e freelancer e consolide a aba de glossário no modelo de importação da plataforma. Atribua um nome de arquivo TMX distinto a cada fornecedor e mapeie os metadados de tradutor e data, para que a origem de cada tradução importada permaneça rastreável.
Configure os fornecedores na plataforma - No Smartling, defina fluxos de trabalho, tarifas, um Perfil de Correspondência Difusa e SLAs com cada agência e, em seguida, envie ao seu Gerente de Sucesso do Cliente o nome da agência, os e-mails dos gerentes de projeto e os projetos para que a agência possa ser configurada. Crie os fluxos de trabalho, carregue as tabelas de preços do modelo CSV, crie perfis de prazos e atribua cada agência aos seus pares de localidades e etapas; a agência, então, designa seus próprios linguistas.
Faça um projeto piloto com um fornecedor e, em seguida, migre para os outros em etapas — execute o próximo projeto real de uma agência do início ao fim e verifique o orçamento em relação às taxas acordadas, os prazos de entrega em relação ao SLA e o acesso da agência à sua memória de tradução e glossário. Em seguida, mova os fornecedores restantes em ondas, por exemplo, por grupo de idiomas, deixe que os trabalhos já em andamento sejam concluídos no processo antigo e marque a planilha como somente leitura assim que o último fornecedor estiver ativo.

Essa migração é adequada para equipes que...

Acompanhe diversos fornecedores de tradução, ou vários pares de idiomas por fornecedor, em uma planilha mantida por uma única pessoa.
Calcule o custo por fornecedor ou por idioma mensalmente, multiplicando a quantidade de palavras pelas taxas em fórmulas de planilha.
Enviar glossários e arquivos por e-mail aos fornecedores e receber as traduções de volta também por e-mail.
Desejam manter suas agências atuais e alterar as ferramentas sem trocar de fornecedores ao mesmo tempo.
É necessário que a área financeira ou de compras visualize os custos e prazos de entrega dos fornecedores sem precisar solicitar um relatório manual à equipe de localização.

Quando abandonar as planilhas pode ainda não valer a pena.

Programas com dois ou três fornecedores e alguns idiomas; o guia da Smartling , "Como gerenciar fornecedores de localização em escala empresarial", observa que um programa desse porte pode funcionar com base em boa vontade e planilhas, e que os cálculos mudam quando se trata de oito ou mais fornecedores, quinze ou mais idiomas, ou qualquer setor regulamentado.
Equipes pequenas que não precisam trazer seus próprios fornecedores; o plano Core da Smartling é gratuito para começar e inclui serviços de tradução humana com inteligência artificial da Smartling, enquanto trazer seus próprios tradutores é um recurso do plano Enterprise.
Equipes que ainda não escolheram a plataforma; os critérios de avaliação são abordados em quais plataformas de gerenciamento de fornecedores de tradução uma empresa deve considerar.
Equipes migrando de um TMS para outro, em vez de planilhas, apresentam desafios diferentes em relação à continuidade dos processos; veja o que observar ao migrar para um novo TMS corporativo.

Lista de verificação para migração: perguntas a responder antes da transição

A tarifa de cada fornecedor é especificada por par de idiomas, tipo de conteúdo e etapa do fluxo de trabalho?
Uma tarifa mista não pode ser dividida posteriormente pela plataforma; combine o detalhamento por etapa com cada fornecedor antes de carregar as tabelas de preços.

Cada fornecedor possui um prazo de entrega por escrito, com a quantidade de palavras, dias úteis e fuso horário?
Os prazos de entrega só são justos se as regras que os sustentam forem claras, e um fuso horário acordado evita prazos que coincidam com o horário de trabalho do fornecedor.

Você recebeu um arquivo TMX de todos os fornecedores? E sabe qual versão é a atual?
Importe a versão mais recente de cada fornecedor com um nome de arquivo distinto e especifique qualquer conteúdo que dependa de formas plurais, que as importações TMX não preservam.

Qual glossário é a versão principal?
Una as abas do glossário que estão em conflito em um único arquivo antes da importação e remova as vírgulas dos termos, pois elas funcionam como separadores.

Quem configura cada agência e quando?
Na Smartling, as agências são configuradas pelo seu Gerente de Sucesso do Cliente, portanto, inclua a data de configuração de cada agência no plano de migração, juntamente com a respectiva tarefa piloto.

O que acontece com os trabalhos que já estão em andamento?
Deixe que as tarefas em andamento sejam concluídas pelo processo antigo e inicie a primeira tarefa da plataforma de cada fornecedor em uma nova solicitação, para que nenhuma tarefa fique entre os dois sistemas.

Quem fica com a planilha após a transição?
Atribua um responsável, arquive o documento em modo somente leitura com a data e pare de atualizá-lo, ou as equipes continuarão mantendo duas fontes de verdade.

Como o departamento financeiro obterá os custos por fornecedor e idioma?
Confirme quais relatórios da plataforma incluem o fornecedor e o idioma como filtros antes que as fórmulas da planilha sejam desativadas, para que os relatórios de fechamento mensal não sejam afetados.

Como a Smartling apoia a transição do uso de planilhas de terceiros para o uso de softwares de terceiros?

A Smartling substitui a planilha de fornecedores por registros dentro de seu sistema de gerenciamento de traduções: agências em Equipe > Agências, freelancers como usuários de Recursos de Tradução, tabelas de preços, perfis de prazos e atribuições de fluxo de trabalho. Cada agência externa é configurada em sua conta pelo seu Gerente de Sucesso do Cliente, assim que você fornece o nome da agência, os endereços de e-mail dos gerentes de projeto, os projetos nos quais ela trabalhará e o Perfil de Correspondência Difusa que você concordou; sua equipe então adiciona as tabelas de preços e as atribuições de fluxo de trabalho da agência, e a agência designa seus próprios linguistas e tem acesso automático aos seus recursos linguísticos. A página de planos da Smartling lista "Traga seus próprios tradutores" como um recurso do plano Enterprise.

As ferramentas de migração são projetadas para lidar com grandes volumes de dados, e não para redigitar dados. As tabelas de preços podem ser exportadas como um modelo e importadas como um arquivo CSV, e os proprietários de contas podem atualizar em massa as tarifas de uma agência da mesma forma; a página de Atribuições de Fluxo de Trabalho permite editar atribuições em vários fluxos de trabalho de uma só vez, com um resumo das alterações antes de salvar; o TMX importa datas de tradução de mapas e metadados do tradutor para que o histórico de cada fornecedor permaneça atribuível; e o glossário é importado do Excel ou CSV usando o modelo da Smartling. Os Perfis de Data de Entrega registram o prazo de cada fornecedor em dias úteis por intervalo de palavras, e a plataforma inclui usuários ilimitados sem custo adicional, para que cada linguista da agência possa ter um login com nome próprio.

O ponto de partida da Personio foi a versão manual desse problema: sua equipe copiou o conteúdo original em alemão do Zendesk, enviou os arquivos por e-mail para uma agência de tradução na Austrália e colou as traduções de volta manualmente. Após a migração para a Smartling, a Personio envia conteúdo do Zendesk para a mesma agência, para recursos internos ou para as soluções de tradução da Smartling, com seu glossário, guia de estilo e memória de tradução armazenados na Smartling para cada linguista; a equipe espera economizar 40% do seu orçamento de tradução com a tradução automática e reduzir o tempo de revisão interna em pelo menos metade (estudo de caso da Personio).