How do I translate PDFs without losing formatting?

If you’ve ever tried translating a PDF manually, you know the pain: broken layouts, missing fonts, and lost images. Smartling solves this by automatically converting PDFs into editable DOCX files for translation. Native text and formatting are preserved, and when the translation is complete, you receive a clean, layout-ready file that mirrors the original. For scanned or image-based PDFs, Smartling applies OCR to extract text, making even static documents translatable. Translators can also access the original PDF for reference, ensuring context and formatting accuracy throughout the process.

How much does document translation cost?

Costs depend on content type, volume, and workflow. For human translation workflows, pricing is most commonly calculated per word, with average costs of between $0.15 and $0.30 per word. For machine translation workflows, MT providers like Google Translate, Microsoft Translator, and Amazon Translate often price their services per million characters, with pricing starting at around $10–20 per million characters. With the rise of LLMs like ChatGPT, some people wonder whether they can simply ask their preferred LLM to translate documents. Smartling CEO Bryan Murphy warns against using “cheap LLM translation,” as this method often backfires. Enterprises end up spending more time and resources fixing low-quality LLM translation output than they save upfront. Read Smartling's guide to translation rates for more details on pricing.

Document translation software vs. services: what’s best?

Translation services typically refer to networks of human linguists, while document translation software provides a platform for translation management. With Smartling, you gain access to both best-in-class translation services and document translation software. Smartling customers work with a dedicated Customer Success Manager who helps them set up document translation workflows that are optimized for desired quality level, cost, and turnaround time. This flexibility ensures your most important materials, like legal contracts or marketing campaigns, receive human review, while internal guides or product docs move instantly through an AI translation workflow.

Melhores serviços de tradução de documentos para empresas em 2025

Traduzir documentos em grande escala não deve parecer um jogo de roleta de formatação. No entanto, para a maioria das equipes globais, a tradução de documentos ainda é lenta, inconsistente e manual. Se você já perdeu a fidelidade do layout em um PDF traduzido, fez malabarismos com 10 versões de um arquivo do Word ou passou semanas esperando atualizações serem publicadas, você não está sozinho.

Este guia explora o que os melhores serviços de tradução de documentos realmente oferecem hoje, como a IA e a automação estão transformando a tradução de documentos e por que a Smartling oferece a abordagem mais eficiente, precisa e pronta para empresas disponível.

Por que a tradução de documentos é importante para empresas globais

Para gerentes de localização e proprietários de conteúdo, a tradução de documentos geralmente é onde a velocidade e a precisão colidem. Você precisa de versões multilíngues de materiais essenciais para os negócios, como contratos, materiais de marketing ou apresentações de treinamento, sem perder formatação, significado ou tempo.

Os problemas mais comuns incluem:

Uploads e transferências manuais que tornam tudo lento
Formatação quebrada ou estilo perdido em arquivos traduzidos
Falta de visibilidade dos custos, qualidade e tempo de resposta
Riscos de segurança e conformidade de dados ao compartilhar arquivos externamente

Plataformas modernas de tradução de documentos foram criadas para resolver exatamente esses pontos problemáticos.

O que realmente significa “melhores serviços de tradução de documentos”

Quando as pessoas pesquisam os melhores serviços de tradução de documentos, geralmente comparam uma combinação de agências, ferramentas de IA e sistemas de gerenciamento de tradução. Mas para as empresas, “melhor” não significa apenas o mais econômico. Significa a solução mais confiável, automatizada e escalável que pode lidar com tipos de arquivos complexos com precisão e conformidade.

As principais soluções combinam três capacidades principais:

Automação: ingira e entregue arquivos facilmente por meio de conectores ou APIs.
Tradução com tecnologia de IA: combine experiência humana e de máquina para equilibrar velocidade e qualidade.
Segurança empresarial: mantenha todos os documentos protegidos sob rigorosos padrões de governança.

Como a IA e a automação estão mudando a tradução de documentos

Os fluxos de trabalho tradicionais de tradução de documentos dependiam muito de tradutores humanos e de trocas intermináveis de arquivos. Agora, a IA e a automação estão fazendo o trabalho pesado.

Veja como o processo funciona em uma plataforma de tradução automatizada e orientada por IA:

Os arquivos são ingeridos automaticamente de sistemas como Google Drive, CMSs ou repositórios.
O conteúdo é analisado em strings, ou unidades de tradução, preservando a estrutura e a formatação. Sistemas de gerenciamento de tradução como o Smartling podem automatizar esse processo, reduzindo o esforço de localização manual em 90%.
Os fluxos de trabalho de IA geram traduções, que podem ser revisadas ou refinadas por linguistas profissionais.
As traduções concluídas são automaticamente devolvidas ao sistema de origem, com integrações que tornam esse processo automático.

Esse fluxo de trabalho elimina etapas manuais repetitivas e reduz drasticamente o tempo de resposta. Ele também garante que a formatação, o tom da marca e o contexto permaneçam intactos em todos os arquivos.

De acordo com o e-book Navigating the Shift da Smartling, as empresas que adotam fluxos de trabalho de tradução habilitados por IA alcançaram menor tempo de lançamento no mercado e ROI mensurável, mantendo a qualidade de nível humano. Equipes de tradução que implementaram fluxos de trabalho com tecnologia de IA conseguiram reduzir o tempo de resposta em até 50%.

Como simplificar a tradução de documentos de ponta a ponta com o Smartling

A Smartling aproveita o poder da automação de IA e o leva ao nível de documento, permitindo que as equipes traduzam tudo, de documentos comerciais a PDFs, em um único fluxo de trabalho inteligente.

Veja como a Smartling faz isso:

Compatibilidade total de arquivos: suporta arquivos do Word, Excel, PowerPoint e PDF, além de mais de 50 outros formatos.
Análise automática: divide o conteúdo em sequências traduzíveis, preservando o layout e o estilo.
Contexto visual: os tradutores veem a aparência real do documento, minimizando erros.
Redução de tags: simplifica a formatação de tags para melhorar a saída da tradução automática e reduzir o retrabalho.
IA + revisão humana: Combina a velocidade da IA com a experiência humana para garantir a qualidade.

Saiba mais sobre como a tradução de IA e a tradução humana de IA da Smartling combinam velocidade e precisão para cada tipo de conteúdo.

Prova na prática: o Distrito Escolar Unificado de Fresno obteve um prazo de entrega de 72 horas em traduções de documentos críticos, enquanto a Personio eliminou o manuseio manual de arquivos e reduziu o tempo de revisão interna em 50% usando os fluxos de trabalho automatizados da Smartling.

Tradução certificada, segura e escalável para todos os setores

A tradução empresarial não se trata apenas de velocidade, mas também de confiança. A Smartling fornece segurança e conformidade de ponta a ponta por meio das certificações SOC 2, ISO e GDPR. Quer você esteja traduzindo documentos jurídicos, materiais de RH ou conteúdo de marketing, cada arquivo é processado sob rígidos padrões de proteção de dados.

Isso é mais importante para organizações que lidam com informações confidenciais ou regulamentadas. Enquanto outros provedores se concentram em uploads de arquivos únicos, a Smartling centraliza a tradução de documentos em um ambiente governado, onde permissões, acesso e fluxos de trabalho de revisão são totalmente controlados.

Saiba mais sobre a abordagem de segurança da Smartling aqui.

Como escolher o melhor serviço de tradução de documentos

Com tantas opções no mercado, como saber qual provedor é o certo para sua equipe?

Use esta lista de verificação rápida para orientar sua avaliação:

Suporta todos os tipos comuns de arquivos comerciais (Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Oferece automação por meio de conectores ou APIs
Combina tradução de IA com revisão de qualidade humana
Fornece contexto e visualização em tempo real
Atende aos padrões de segurança e conformidade empresarial
Oferece ROI mensurável e transparência de relatórios

Como o Smartling se compara a outros serviços de tradução de documentos

Provedor	Automação e Integrações	IA + Qualidade Humana	Segurança e Conformidade	Cobertura de tipo de arquivo	Melhor para
Smartling	Mais de 50 conectores e APIs, automação completa	Tradução de IA + Tradução Humana de IA	SOC 2, ISO, GDPR	Word, Excel, PowerPoint, PDF, +50 formats	Equipes de grande porte
Frase	Biblioteca de conectores limitada	MT com pós-edição	GDPR básico	Sequências de caracteres da Web e do aplicativo	Localização de software
Lilt	MT humano no circuito	LLM + edição humana	ISO	Conteúdo do documento e do aplicativo	Fluxos de trabalho rápidos com envolvimento humano
RWS / TransPerfect	Upload manual	Tradução humana	SOC 2, ISO	Conteúdo pesado em documentos	Setor regulamentado
Crowdin / Lokalise	Automação básica de API	MT + revisão da comunidade	GDPR	Focado em software	Localização do desenvolvedor

A Smartling automatiza todo o fluxo de trabalho de tradução de documentos, da ingestão à entrega, mantendo a segurança de nível empresarial e a qualidade orientada por IA.

Dúvidas frequentes

Como posso traduzir PDFs sem perder a formatação?

Se você já tentou traduzir um PDF manualmente, sabe o problema: layouts quebrados, fontes ausentes e imagens perdidas. A Smartling resolve isso convertendo automaticamente PDFs em arquivos DOCX editáveis para tradução. O texto e a formatação nativos são preservados e, quando a tradução estiver concluída, você receberá um arquivo limpo e pronto para layout, que espelha o original.

Para PDFs digitalizados ou baseados em imagens, o Smartling aplica OCR para extrair texto, tornando até mesmo documentos estáticos traduzíveis. Os tradutores também podem acessar o PDF original para referência, garantindo a precisão do contexto e da formatação durante todo o processo.

Quanto custa a tradução de documentos?

Os custos dependem do tipo de conteúdo, volume e fluxo de trabalho.

Para fluxos de trabalho de tradução humana, o preço é mais comumente calculado por palavra, com custos médios entre US$ 0,15 e US$ 0,30 por palavra.

Para fluxos de trabalho de tradução automática, provedores de TA como Google Translate, Microsoft Translator e Amazon Translate geralmente cobram por seus serviços por milhão de caracteres, com preços começando em torno de US$ 10–20 por milhão de caracteres.

Com o surgimento de LLMs como o ChatGPT, algumas pessoas se perguntam se podem simplesmente pedir ao seu LLM preferido para traduzir documentos. O CEO da Smartling, Bryan Murphy, alerta contra o uso de “tradução barata de LLM”, pois esse método geralmente sai pela culatra. As empresas acabam gastando mais tempo e recursos corrigindo traduções de LLM de baixa qualidade do que economizam inicialmente.

Leia o guia da Smartling sobre taxas de tradução para obter mais detalhes sobre preços.

Software de tradução de documentos vs. serviços: qual é o melhor?

Serviços de tradução normalmente se referem a redes de linguistas humanos, enquanto o software de tradução de documentos fornece uma plataforma para gerenciamento de tradução. Com a Smartling, você obtém acesso aos melhores serviços de tradução e software de tradução de documentos. Os clientes da Smartling trabalham com um gerente de sucesso do cliente dedicado que os ajuda a configurar fluxos de trabalho de tradução de documentos otimizados para o nível de qualidade, custo e tempo de resposta desejados.

Essa flexibilidade garante que seus materiais mais importantes, como contratos legais ou campanhas de marketing, recebam revisão humana, enquanto guias internos ou documentos de produtos passam instantaneamente por um fluxo de trabalho de tradução de IA.

A lição para viagem

Se sua organização ainda depende da tradução manual de documentos, é hora de repensar seu fluxo de trabalho. Com o suporte confiável da equipe de atendimento ao cliente da Smartling, você tem o poder de:

Traduza documentos com mais rapidez e precisão
Preservar a formatação e a fidelidade visual
Proteja informações confidenciais
Controle custos e ROI com dados mensuráveis

O melhor serviço de tradução de documentos não é apenas um fornecedor, é uma plataforma que oferece suporte ao cliente de primeira linha. Isso é Smartling.

Solicite uma demonstração personalizada para ver como a Smartling pode simplificar seu processo de tradução de documentos e ajudar você a expandir sua estratégia de conteúdo global.